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办公室标准化建设刍议

株洲市征稽处　胡亚平　2008-09-26

    开展办公室标准化建设，是株洲市征稽处“标准化建设年”活动的一项重要内容。目前，办公室标准化建设试点正在株洲县征稽所紧锣密鼓地进行，验收合格后即将在全处推广。但是，办公室标准化建设究竟是怎么一回事？有一些同志对此不甚理解。下面，我就自己的认识谈一些体会，供同志们参考。

    一、什么是标准化

    开展标准化建设，首先必须弄清楚什么是标准化。中国自秦代开始，历代王朝都有法定度量衡标准以及法定违反标准的罚则。这是标准化的雏形。现代标准化是工业革命后近二、三百年才发展起来的，首先仅在工业技术范围，之后逐步拓展到产品质量、服务、管理等领域。为在一定的范围内获得最佳秩序，对实际的或潜在的问题制定共同的和重复使用的规则，这种活动就是标准化。标准化包括制定标准和贯彻标准，已取得世界上各国和国际社会的重视，成为了一种现代管理理念，一种管理文化。我国《标准化法》对标准化下的定义是：“在经济、技术、科学及管理等社会实践中，对重复性事物和概念，通过制定、发布和实施标准，达到统一，以获得最佳秩序和社会效益。”通俗地讲，标准化就是某一个领域需要达到的统一的标准要求。

    从办公室工作方面来理解标准化，就是每项工作，每个环节都有统一明确的标准，并按标准来衡量工作水平的高低。如会议室的布置、文件的格式、纸张的大小、字体、干部仪容仪表等都有标准，在工作中落实这些标准要求就是标准化。

    抓标准化，肯定离不开“标准”一词。关于“标准”，1983年我国编制的《标准技术基础术语》是这样表叙的：标准是重复性事物或概念所做的统一规定，它以科学、技术和实践经验的综合成果为基础，经有关方面协商一致，由主管部门批准，以特定形式发布，作为共同遵守的准则和依据。简言之，就是某项工作应达到的要求和行为过程。一般地讲，标准分为技术标准、管理标准、工作标准三个方面，三者合称标准体系。技术标准包括产品的品种、规格、质量、工艺、计量等。管理标准就是对需要协调统一的重复性的管理事项所制定的标准。它不是对现有的管理制度、方法等的简单编辑或汇总，而是运用标准化的原理，对相对稳定、有重复性事物的各项管理制度、办法、规定等进行统一、综合、简化、优化，在此基础上，在内容和形式上加以提炼、升华为标准。工作标准就是将各个部门、岗位、人员的工作任务、工作内容及应达到的要求等，运用标准化原理制定成标准，用以衡量工作的依据。我们现在开展的办公室标准化建设，重点是要抓管理标准和工作标准。

    有人说，标准化是制度化的最高形式。的确，在很多情况下，标准和制度是相同的，都是具有一定约束力的一种规范、规定和准则。但标准与制度仍有区别：标准的思想基础是科学化，是对事物质和量的双重规定，制度更多地来源于经验，比较注重量的规定；制度更多地着眼于应该达到什么要求，属于静态管理，过程随意性大，标准更注重过程控制，属于动态管理，规定了达到这个要求必须这么做。举例来说，违反制度，责任人要受到处理和处罚，尽管处罚了，但是事情终归没有做好，结果无法改变，这是一种结果管理。而抓标准化管理，就是明确完成好一项工作需要什么样的过程、什么样的环节，要求按照这个标准来做，只要严格按照标准做了，就不会出大的差错。这是用每一个工作环节的质量来保证工作结果的高质量，这是过程管理。因此，标准化管理更为科学。
我们要以标准化建设为推手，全面带动征稽工作的制度化、规范化、科学化建设，改进工作，提高效率，实现整体工作水平的不断提高。

    二、怀化征稽处视觉文化建设的启示

    前段时间市处组织到怀化征稽处，参观了洪江、芷江两个所的视觉文化建设，大家对他们所里整洁优美的庭院环境和统一规范的办公室布置，都很欣赏，也深有感触。

    我认为，怀化征稽处开展的视觉文化建设，其实是借用了企业的视觉识别系统。他们从征稽文化建设的角度，通过统一徽章、标志、标牌，绿化、美化庭院，完善职工活动设施，规范和完善大厅便民服务设施，规范院内车辆停放，办公室、会议室物品摆设实行定位、统一，形成良好的环境、良好的作风、良好的秩序，向社会展示出征稽的良好形象。怀化征稽处视觉文化建设的成功，对我们开展办公室标准化建设很有借鉴意义。

    企业视觉识别系统英文缩写为VI或VIS，英文表述为Visual Identity system。它是企业形象规范系统（CIS系统）的一个重要组成部分。简单的说其意是指将企业的一切可视事物进行统一的视觉识别表现和标准化、专有化，使之形成一个完整的体系。并通过这一系统，将企业形象传达给社会公众，从而获得社会的理解与信任。视觉识别系统从诞生至今已有五十多年的历史了，它曾为无数企业带来了可关的经济和社会效益。最初的视觉识别系统只是为企业设计和服务的，随着人类进入新世纪，在一些有远见的专家、学者和各行业领导的引导下，视觉识别系统已经逐渐脱离了专属于营利性企业的时代，被越来越多的引入到教育、科学、文化、卫生等非营利的社会公益行业之中，并为这些行业的发展发挥着应有的作用。企业视觉识别系统（VI）可分为两大主要方面：一是基础系统，包括企业名称、品牌标志、标准字体、印刷字体、标准图形、标准色彩、宣传口号、经营报告书和产品说明书等八大要素；二是应用系统，至少包括十大要素，即产品及其包装、生产环境和设备、展示场所和器具、交通运输工具、办公设备和用品、工作服及其饰物、广告设施和视听资料、公关用品和礼物、厂旗和厂徽、指示标识和路牌等等。

    很多大公司，特别是跨国公司，其视觉识别系统开发很成功，如肯德基、麦当劳、IBM、可口可乐等。当前国内如银行、邮政、电信等行业都有自己所独有的一套识别标志，一些行政执法部门如海关、公安等单位，也都很重视视觉识别系统的建设。公安部门所有的办公地点外观形象基本统一，让人一看，就知道这是派出所或者公安局。而我们征稽行业，不仅制服样式不一样、徽标不一样、颜色也不一样，给人感觉很不正规。因此，要树立征稽良好形象，展示征稽队伍良好风貌，硬件方面的标准化建设必不可少，有征稽特色的视觉识别系统建设必不可少。

    三、推行标准化建设的意义

    在企业搞好标准化工作，对于稳定和提高产品质量，改善经营管理，增强企业竞争力，全面提高企业素质都具有重要作用。对照我们办公室的工作，也有提高工作质量、改善管理和提高个人素质的问题，因此，推行办公室标准化建设，也有不同寻常的意义。

    第一，标准化为科学管理奠定了基础。标准化作为全球各行各业、各个领域进行全面质量管理的“世界语”，对于提高机关的组织化、规范化程序，很有导向性和借鉴意义。当前，标准化建设越来越受到各级各部门和社会各方面的重视，已经渗透到国民经济和社会发展的方方面面，标准化建设从工业领域向农业、商业、服务业、金融业、医疗卫生乃至行政管理系统等领域拓展，成为推动经济社会发展和进步的重要手段。推行标准化，用标准统一征稽工作，是实现由“人管人”向“制度管人”转变的一个突破，有利于克服工作的随意性、盲目性，增强工作的条理性，规范性，实现规范化管理，建立科学规范的工作秩序。

    第二，推行标准化建设是转变工作作风、提高人员素质的重要举措。标准是长期工作经验和教训的实践总结，是在一定时期和一定环境条件下的"最优"流程。在这个流程下开展工作，有利于形成全方位、高标准、协调规范持续改进的管理机制，提高工作效率和服务质量。推行工作标准化，对个人素质提出了更高的要求，有利于促进每一位干部更加重视学习、加强学习，进一步提高自身综合素质。一个单位如果管理水平很高，那么，即使一个原本懒散的人来到这个环境里，也会受到熏陶而向好的方面改变。我们常说，部队是个大熔炉，为什么这么讲，是因为部队有严格的管理办法，能够重新塑造人。

    第三，开展标准化建设是塑造鲜明、良好征稽形象的有效手段。我们在开展标准化建设过程中导入视觉识别系统，通过视觉识别系统的建立，可以将征稽形象具体到切实的视觉符号，可以在社会上树立我们的良好社会形象、更好的吸引社会公众关注。马克思说过：“人创造环境，同样，环境也创造人。”统一、规范、有序的环境，在征稽人员的心理上，也会形成一种对群体的“认同感”和“归属感”，从而化作维护征稽形象的自觉行动。

    四、办公室标准化建设的实施

    开展办公室标准化建设对我们来说是一项创新，没有现成的模式，通过借鉴和学习外地先进经验，我认为，办公室标准化建设要从以下几个方面来实施：

    第一，结合实际，制定标准。办公室推行标准化的实质，就是围绕做好“三个服务”，量化工作任务，明确标准和目标，以可评估的指标，加强对不同任务的管理，在规定“谁做什么”的基础上，对“如何做”、“做到什么程度”做进一步的规定，使办文、办事、办会等各项工作都有可衡量的标准，从而做到事事有人管，人人有事做，事事有标准。我们结合实际，把办公室标准化建设初步分为四个部分：办文、办会、办事和视觉文化建设，并明确了执行标准和参考标准，进一步明确事权、岗位职责、办事程序和工作规范。

    第二，协同配合，形成合力。由于标准化工作是一项系统工程，涉及方方面面，因此我们成立了办公室标准化建设试点工作领导小组，由主管副处长带队，处办公室和所里的相关人员共同参与，处所相互配合，协调联动，形成了工作合力。办公室标准化工作与其他各项工作是相互联系、相互促进的关系，我们把办公室标准化建设与法制工作标准化建设等各项工作有机结合起来，推动各项工作上档升级。只有把标准化的意识和要求落实到各项具体的工作中，才能展示全新的工作理念和水平，才能把各项工作推进到一个更高的层次和水平。

    第三，抓好试点，以点带面。我们把提高机关效能、提升服务能力作为检验标准，在株洲县所开展办公室标准化试点工作中精心组织、突出重点、注重实效。制订了时间表，分项明确责任人，以整改为重点，提升工作标杆，按照周密、细致、严谨的要求，精心办文、办会、办事，完善资料。在硬件建设方面，克服资金紧张的困难，因地制宜，突出规范、整齐、美观、大方的效果，拆除了不规范的摩托车棚，对围墙、门厅、配电间、车库等进行了改造，对办公室、征费厅、会议室进行统一布置，对院内进行了绿化、亮化，使株洲县征稽所的环境、形象都焕然一新。

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